會議策劃概述
一個成功高效會議的舉辦，離不開周密完善的策劃。“有備無患，未雨綢繆”，只有充分完整的策劃準備與徹底靈活的實施執(zhí)行，才能打造一流的會議。而會議策劃最終要通過策劃書的形式反映出來，這就是會議策劃方案。
▲會議策劃知識圖譜
會議策劃的概念
1.策劃的起源
策，在《辭源》中有多個意項。其中有作名詞用的，如“馬鞭”“杖”“簡”“策書”“一種文體”，“占卜用的蓍草”等；作動詞用的有“以鞭擊馬”，后來演化為謀略的意思，這也成為“策”，最重要的意項，也是其用得最多的意思。劃，在《辭源》中主要是“割開”“謀劃”等意思。“策”與“劃”一般聯(lián)系起來作籌劃、謀略、計策、對策等意思解釋。策劃古時也稱策畫，《辭�！贰稘h語大辭典》對其所作解釋主要是出謀劃策之意，故策劃又稱為策略規(guī)劃。策劃一詞的復興在于日本企劃的風行。企劃一詞大約在1965年由日本傳到我國臺灣，20世紀80年代開始逐漸流行，90年代初由我國臺灣傳到大陸。在美國，策劃一般稱為咨詢，在日本大多使用企劃，在中國企劃與策劃并用。
策劃，就其廣義而言，是社會組織和個人對未來活動進行的計劃、打算、籌劃、謀劃，是制定計謀和辦法的過程，是對某一項活動或行動的方向、目標、內(nèi)容、程序等進行全面和周祥的預先安排和設計。
策劃不等同于人們常說的點子，它具有以下個性。首先，策劃是一門思維的科學。要求定位準確、審時度勢、把握主觀與客觀，辯證、客觀、發(fā)散、動態(tài)地把握各種資源。其次，策劃是一門設計的科學。必須根據(jù)企業(yè)或甲方的需求來設計項目，策劃的目標即衡量一個項目是否成功，要看它是否“出成果、出機制、出人才、出品牌”。最后，策劃是一門監(jiān)理的科學。即要在事先設計好的前提下對策劃項目運營過程實施監(jiān)督與管理。
綜上所述，策劃即思維主題運用知識能力，圍繞一個中心（特定目標）來全面構思、設計、選擇合理可行的行動方法。完整的策劃是一個節(jié)奏分明、籌謀獻策、提前規(guī)劃的周全計劃。
2.廣義的概念
會議策劃是對會議進行管理和決策的一種程序，它是一種對會議活動的進程以及會議活動的總體戰(zhàn)略進行前瞻性的規(guī)劃活動。它是在會議活動開始的最初階段就要進行的，有時甚至要貫穿于會議活動始終的一種優(yōu)先的、提前的、指導的活動。
3.狹義的概念
會議策劃是指會議召開之前，會議的主辦者或是承辦者根據(jù)會議目標，對一個具體會議的形式、會議的規(guī)模、會議的地點、會議的時間、會場的布置、會議的議程、組織參會人員、合理安排會間活動、會議的財務開支等做出構想和設計，形成系統(tǒng)、完整的會議活動方案。
總的來說，會議策劃是指為了使會議取得預期目的，而進行構思、設計，選擇出合理可行的方案過程。
▲會議策劃案例
會議策劃的特點
1.目的性（針對性）
既然會議本身就是“因事而（集）會、因事而議”。那么，為會議而做的會議策劃自然要根據(jù)會議目的、針對會議目標而展開策劃活動。明確會議活動應達到什么目的，它是針對什么問題而舉辦的會議。
2.預側(cè)性
策劃具有前瞻性、預測性，策劃是人們在一定思考以及調(diào)查的基礎之上進行的科學的預測，因此具有一定的預測性。
3.系統(tǒng)性
系統(tǒng)性表現(xiàn)在策劃時要針對會議的各個方面、各個環(huán)節(jié)進行權衡，通過權衡，使參會者實現(xiàn)預期目標。
4.可行性
可行性是指會議策劃方案在現(xiàn)實中要切實可行。分析論證策劃方案的可行性，主要圍繞策劃的目標定位、實施方案以及經(jīng)濟效益等方面進行。
5.變異性
市場永遠是千變?nèi)f化的，會議策劃也必須充分考慮到市場的變化。變異性強調(diào)對市場環(huán)境的適應性，它是為了更有效地實現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標。
▲會議執(zhí)行現(xiàn)場實拍
會議策劃的要素
一份完整的會議策劃基本包括會議策劃目標、策劃主體、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案、策劃效果評估等核心要素。
1.策劃目標
會議策劃的核心要素之一是會議策劃的目標。策劃目標可以是單一目標，也可以是復合目標。單一目標是指會議策劃中的具體策略問題，如會議主題、會議名稱、會議宣傳推廣、參會者邀請等；復合目標是指策劃方案涉及兩個或兩個以上的活動目標，如市場占有率、銷售利潤率，或同時對價格、渠道、促銷等各項活動的預定目標進行策劃。
2.策劃主體
策劃主體是指進行創(chuàng)意、規(guī)劃、提出策劃方案的會議組織機構，在會議項目中起著“智囊”的作用。策劃主體可以是個人，也可以是某一機構、組織。由于策劃是一種高智力密集型的創(chuàng)造性活動，因而對策劃主體有著特殊的知識、文化、能力素質(zhì)的要求，會議策劃活動策劃主體的素質(zhì)直接影響著會議成果的質(zhì)量水平。
3.策劃對象
策劃對象既可以是某項整體會議活動，也可以是會議諸要素中某一要素（如會議時間策劃、會議地點策劃等）。
4.策劃依據(jù)
策劃依據(jù)既包括策劃者的知識結構、信息儲存以及有關策劃對象的專業(yè)信息，也包括會議項目立項的主客觀條件。會議策劃要順利進行，會議組織機構必須獲取大量一手材料，掌握相關信息。會議策劃主體應根據(jù)策劃目標的要求，收集、整理與策劃目標有關的各種信息，包括會議項目內(nèi)部可控信息和不可控的環(huán)境信息、參會者需求信息和競爭對手信息等。
5.策劃方案
策劃方案是策劃者為實現(xiàn)策劃目標，是針對策劃對象而設計創(chuàng)意的一套策略、方法和步驟。
6.策劃效果評估
策劃效果評估是對實施策劃方案可能產(chǎn)生的效果進行預先的判斷和評估。在會議策劃中，效果評估可以是一項會議活動的終點，也是起點，它為以后的會議項目策劃提供決策依據(jù)，也為會議的品牌成長提供可參考的依據(jù)。
以上所述的會議策劃諸要素之間是一個相互影響、相互制約的體系，要構建好一個完整的系統(tǒng)工程，還需要會議組織機構及其它利益主體的默契配合、高效運作。
會議策劃的內(nèi)容
會議策劃是做什么的？會議策劃的內(nèi)容包含確定會議目標和主題（why），確定會議規(guī)模（who），確定會議形式（what），確定會議時間（when），確定會議地點（where），確定會議議程（how），確定會議預算（budget），確定會務工作（others），即“5W、1H、1B、1O”。
1.確定會議目標和主題
即為什么開會？會議的目標是什么？會議的主題是什么？會議的目標是會議組織者的期望所在，是會議所要完成的具體任務。召開會議就是為了達到某種目的或完成某個任務。確定會議目標、明確會議主題，就是要解決為什么開會這一基本問題。只有目標清晰、任務明確，會議才能發(fā)揮應有的作用。
2.確定會議規(guī)模
主要指參會的人都是“誰”，會議組織者希望哪些人來參會。對于會議組織者而言，通常在策劃會議時首先要考慮確定會議目標和主題，然后就要確定參會者。參會者是會議策劃的重要內(nèi)容，包括“誰來開會”和“多少人參加”（參會者數(shù)量決定會議規(guī)模）。根據(jù)會議內(nèi)容，考慮是否邀請不同類型的嘉賓，如政府官員、行業(yè)主管或中外專家學者等，這些人員的參加有助于提升會議的級別和層次。
3.確定會議形式
一般來講，各種形式的會議有自己的模式和程序。會議性質(zhì)、會議目的以及參會人員身份決定了會議的形式。
首先，不同性質(zhì)的會議，應采取不同的會議形式。如法定性會議、決策性會議，這種會議嚴肅而莊重，一般采取程序嚴格、場面莊重的會議形式。其次，會議形式取決于會議目的。作出決策的會議，要采取便于議決事項的程序化強的方式，征詢研討的會議，采用便于發(fā)表意見、可以充分討論、開放的形式；宣傳數(shù)育的會議，考慮采用增強宜傳效果的方式，傳達精神的會議，則要考慮擴大傳達面的形式。最后，參會人員身份不同，可以采取不同的會議方式。較高層級的領導人會議，要采取便于集中、就地召開的形式，不同單位、不同系統(tǒng)人員參加的會議，應采取座談、會商的形式進行。
4.確定會議時間
會議時間主要包括會議召開時間及會期長短兩方面。會議時間依照會議類型有所不同，一般情況下，2-3天的會議最為常見，極少數(shù)會議會期為1天或超過5天以上。一般情況下，8：30-11：30，15：00-17：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。要注意將全體會議安排在上午、下午分組討論，晚上則安排一些文娛活動。
同時，會期確定也同樣重要。會期確定原則包括：依實際需要定，要考慮議程能否完成；參會者能否充分表達意見；是否留機動時間；在滿足需要的前提下，合理壓縮會議時間。
5.確定會議地點
會議地點的重要性不容置疑，一般情況下，會議組織者將直接參與會議選址工作，也可以交由第三方會務公司完成。會議地點的確立，主要包括了會議空間策劃，即在何地開會，并按會議主題、規(guī)模等要素選擇合適的地方和場所。會議選址要根據(jù)會議規(guī)模、檔次、參會人員身份，并結合會議內(nèi)容來考慮，也可以根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點。
6.確定會議議程
議程，是會議所要通過文件解決問題的概略安排，用簡練文字逐項寫出即可。顧名思義，議程即是會議的程序表，它所涵蓋的除了足以實現(xiàn)會議目標的各種議案，如主題規(guī)則等之外，還包括發(fā)言人姓名、會議時間及地點等項目。一般來講，不同形式的會議，議程不一樣，要根據(jù)具體會議而定。例如，工作研討會的議程大致可以包括：（1）會議主持人開場白，介紹會議的目的；（2）主要領導發(fā)言；（3）參會者自由發(fā)言、討論問題等。年會的議程一般包括：（1）主持人致開場白；（2）領導演講，做年度總結報告和戰(zhàn)略規(guī)劃；（3）表彰大會；（4）文藝表演，節(jié)目表演、抽獎、游戲等；（5）年會晚宴；（6）與會人員大合影。而一些大型會議的議程通常為：（1）開幕式，致歡迎辭；（2）領導講話；（3）嘉賓演講；（4）閉幕式，閉幕致謝等。
▲會議主持人致開場白
7.確定會議預算
會議的成本預算策劃，一般包括顯性成本、隱性成本兩個部分。
（1）顯性成本
顯性成本即會議明顯的耗費，如場地費、設備租賃費、住宿費、餐飲費、服務費、雜費等。
（2）隱性成本
隱性成本即參會者因參加會議而損失的勞動價值，一般是不為人所關注的成本。例如，會議服務人員籌備時間，參會人員的路途時間等。
8.確定會務工作
在會前要成立會議籌備組，具體處理會務工作。會務工作分為會前準備、會中協(xié)調(diào)、會后結束工作。會前工作包括了設計并安排好會場、會場布置、調(diào)試音響設備、準備所需文件材料、做好參會者的接洽工作等；會中工作包括會議簽到、會議記錄、會議服務等；會后工作包括整理會議資料、檢查會場等。
